一套完善的企业制度应包括三个主要部分:
1.支撑制度文件,这些文件需要用文字进行准确描述。
2.工作流程图或流程的文字描述,这些流程需要清晰明了,以便每个人都能一目了然地了解办事程序,涉及的部门、人员和规章制度。这些流程的描述需要能够将工作中的好经验固化下来,并能够通过流程图轻松发现内部控制的不足之处和风险点。这有助于企业内部控制的持续改进。
3.相关凭证、表单、文件的样式汇总,这些是工作流程中必不可少的组成部分。在企业推行新的内部控制制度时,往往会遇到一些管理人员的反对,理由是这可能会影响效率。然而,这往往是由于个人或部门利益受到影响。内部控制制度的不完善可能会给企业带来严重的损失,甚至关系到企业的存亡。因此,作为企业的领导者,不能过分强调成本因素而忽视内部控制制度的建设。
有效的内部控制取决于两个因素:设计的有效性和执行的有效性。内部控制制度不能有效执行的原因主要有两个:一是制度本身制定得不合理,或过于理想化,或随着新情况的出现,原有制度已不能适应却没有及时修改,导致制度不具备可操作性,自然也就不会被执行;二是缺乏保证制度执行的机制,一些单位对内部控制执行情况既没有检查监督,又没有相应的奖惩措施。如果这种情况得不到解决,那么内部控制制度就可能成为墙上摆设和一纸空文。